El procesador de palabras y la tesis

11 mayo 2015

Como parte de la formación integral de todos aquellos alumnos y alumnas que se disponen a realizar una tesis, considero de suma importancia que el manejo del procesador de palabras vaya más allá de la simple captura y aplicación formato básico del documento (como cambio de los efectos, tamaño y tipo de letra o la configuración del interlineado y la justificación del texto). Me parece que al momento de realizar un documento extenso como el que se requiere para obtener un grado académico, el tesista debe manejar ciertas funciones especiales del procesador de palabras de su elección (o alcance) cualquiera que éste sea.

Si bien el procesador de palabras es –sin temor a equivocarme– uno de los programas informáticos más utilizados en el mundo académico, también creo que su uso por parte de los escritores universitarios suele ser limitado. Para abordar los temas que he considerado como fundamentales para el tesista, a continuación –a manera de comentario– describo ciertas funciones que se encaminan a la resolución de cuatro tareas comunes de quien elabora una tesis. Los temas son: 1) funciones relativas al manejo de estilos del texto; 2) creación automática de índices y tablas de contenido y referencias; 3) revisión del documento y 4) formato de página.

Sobre el tema de funciones relativas al manejo de estilo del texto, es importante considerar al antígrafo o calderón (¶) como un aliado que ayudará al escritor a visualizar saltos de línea o espacios no deseados, además de apoyarle para mostrar el código que el procesador de palabras genera cuando se crean referencias cruzadas por ejemplo y de ser necesario borrarlo. También es importante conocer la opción de copiado de estilo mediante el marcado del texto y la selección y aplicación del estilo deseado; o utilizando –en caso de que el procesador de palabras la tenga– la brocha de copiado de estilo. Finalmente para este tipo de tareas, es de suma importancia que el escritor sea capaz de asignar estilos al texto, tanto al cuerpo (normal) como a los títulos y subítulos (título 1, título 2) entre otras partes del documento como pies de figura, referencias, citas o tablas. La asignación de estilos permitirá al escritor identificar las jerarquías de los títulos, modificar el estilo en cascada, automatizar la edición del texto, trabajar en modo esquema o crear índices automáticos.

 Figura 1: Panel de estilos de LibreOffice 4.4

Para el tema de la creación automática de índices, tablas de contenido y de referencia, vale la pena retomar el tema del estilo del texto, ya que gracias a una buena aplicación de estilos, es posible crear tablas de contenido y editar las secciones del documento en la vista de esquema (outline) ya sea para cambiar la jerarquía de los apartados (por ejemplo mover de título 2 a título 3); o para mover de lugar apartados completos.

Figura 2: Opción de Insertar Índice automático (o Tabla de Contenido) del procesador de palabras de Google Docs

 También es importante considerar del marcado (o selección) de palabras para la creación de índices onomásticos (índice de términos en los que se indican las páginas en las que se ubican); la definición de etiquetas para las tablas y figuras y su posterior alusión en el texto (por ejemplo cuando se crea una tabla y se le asigna un nombre o etiqueta y dentro de un párrafo se hace referencia a ella sin tener que actualizar el números secuencial de la tabla). Para la realización de tareas automáticas dentro del procesador de palabras, el trabajo con referencias es sin duda uno de los más beneficiados, ya que algunos procesadores de palabras (o complementos como EndNote) permiten la creación de bases de datos de referencias y su respectivo uso para la construcción automática del apartado de bibliografía del documento y para la inclusión de citas en el cuerpo del texto en distintos formatos (como MLA, Chicago o APA).

Figura 3: Panel de referencias de Microsoft Word 2011 

En el apartado relativo a la revisión de documentos, el centro de la presentación fue la activación de la función de control de cambios (track changes) y de la inserción de comentarios, que permiten al tesista y a su tutor interactuar y discutir dentro del documento. Asimismo revisamos la función de combinar documentos (merge documents) como alternativa para la consideración de observaciones –hechas por el tutor– en un documento donde no se activó la función de control de cambios. Combinando la versión revisada del tutor con la versión que se le envío, se pueden hacer evidentes las correcciones que el tutor marcó en la versión más nueva del documento.

Figura 4: Opción de control de cambios del procesador Pages de Apple.

Para el tema de formato de página, considero importante tener idea del manejo de secciones en un documento, para, en caso de ser necesario, poder poner páginas con orientación horizontal en un documento cuya orientación de sus páginas sea mayormente vertical. Para hacerlo se deben incluir dos saltos de sección uno al inicio de las páginas apaisadas y otro al final de la sección. Una vez marcada la página o serie de páginas se procede a configurar la página con la orientación deseada.

Figura 5: Inserción de Secciones en Microsoft Word 2011

Finalmente, vale la pena incluir en esta serie de consideraciones la opción de insertar portada (a la que se le puede asignar un formato diferente e independiente al definido con los estilos generales del texto) y la opción de caja de texto flotante, que será útil para incluir información dentro de un esquema, al final de una página o que no se adhiere a ninguno de los estilos de texto definidos, cómo puede ser el empleo de formulas estadísticas, caracteres poco usados o notas al margen del documento.

Una vez que el tesista (y su tutor) se familiaricen con el manejo de estas opciones para el procesamiento de texto, la escritura de la tesis podrá centrarse en el fondo y no en la forma que es en muchas ocasiones motivo de distracción en las sesiones de escritura de tesis.

Cerremos este breve comentario con la recapitulación de las tareas y funciones que considero que un tesista debe manejar en el procesador de palabras al momento de iniciar con la elaboración de su tesis o de otros documentos extensos como ensayos, capítulos de libros, libros o artículos académicos.

1) Funciones relativas al manejo de estilos

• Copiado de estilo (brocha)
• Marcas de Formato, antígrafo o calderón o signo de párrafo
• Vista de esquema (outline)

 2) Creación automática de índices y tablas

• Índice automático
• Índice onomástico
• Número de figuras,  tablas automáticas y referencias cruzadas (Caption y Cross-reference)
• Manejo de bibliografía

3) Revisión

• Control de Cambios
• Combinación de Documento (merge documents)

4) Formato de página

• Secciones (para la inclusión de páginas verticales y horizontales en el mismo documento)
• Cuadros de texto flotantes
• Guardar con contraseña
• Insertar portada

El presente artículo elaborado por @armartinell se publicó originalmente en http://www.uv.mx/personal/albramirez/2015/05/05/word_tesis/ con una licencia creative commons